En cumplimiento a lo dispuesto por el Consejo Superior de la Judicatura, mediante Acuerdo PCSJA20-11567 de 2020, a partir del 20 de octubre de 2020, la Oficina de Apoyo tomó la decisión de no realizar la impresión de documentos físicos y dispuso la implementación de un plan para la creación de procesos híbridos y electrónicos, realizando las siguientes labores:

Creación de carpetas digitales con sus respectivos cuadernos y su radicación.

Elaboración del índice electrónico.

Cargue de procesos digitalizados a la nube de cada Juzgado de Ejecución.

Compartir link de cada proceso con las partes interesadas.

Registrar en el Sistema de Gestión Judicial Siglo XXI, una constancia dentro de cada proceso, informando a las partes que el proceso continuaría su trámite de manera digital.

De acuerdo a la directrices del Consejo Superior de la Judicatura y la Dirección Ejecutiva de Administración Judicial, en cuanto a la digitalización de los procesos a nuestro cargo y con el suministro de los escáneres industriales, la Oficina de Apoyo Civil del Circuito de Bucaramanga, durante el segundo semestre de 2020 realizó la digitalización de 260 procesos.

Posteriormente, la Dirección Ejecutiva Seccional de Administración Judicial de Bucaramanga, priorizó la Jurisdicción Civil de Ejecución de Sentencias para realizar la digitalización masiva de expedientes por parte de un contratista, la cual se empezó a llevar a cabo a partir de la vacancia judicial de diciembre de 2020 y se finalizó en la segunda semana de mayo de 2021.

Con la entrega de los procesos digitalizados, desde el mes de abril de 2021, se implementó otro plan de choque con la finalidad de subir masivamente a OneDrive las imágenes de 4.011 procesos.

En junio de 2021, los Juzgados de Ejecución Civil del Circuito de Bucaramanga, ya contaban con los procesos digitalizados y cargados en la nube, cumpliendo con todos los requisitos exigidos en el Protocolo para la Gestión de Documentos Electrónicos, Digitalización y Conformación de Expedientes.

En el proceso de recepción de expedientes digitalizados, en la Oficina de Apoyo se puso en marcha el proyecto

“organización de procesos vigentes con asignación en cajas rotuladas, enumeradas y registro de su ubicación en el software de Gestión Judicial Siglo XXI”,

con la finalidad de proteger los documentos físicos y generar un ambiente limpio y armónico dentro de la dependencia.

En las imágenes que se observan a continuación, las cuatro (4) fotografías de la parte superior se puede evidenciar como era la disposición y manejo de los expedientes físicos hasta el año 2020;

y en la parte inferior, se denota como están almacenados los procesos de manera cuidadosa que facilita su consulta y conservación.

Con la intención de dar cumplimiento a lo instrucción dada por el Consejo Superior de la Judicatura, a través de la Circular PCSJC21-12 del 04/06/2021, la Oficina de Apoyo creó el “módulo para la atención virtual a usuarios”,

en donde se permite el ingreso directo a los sitios de publicación de estados, publicación de traslados, cronograma de audiencias, consulta de procesos, correo institucional y respuesta a las preguntas frecuentes que se atienden en ventanilla, sobre temas de títulos, oficios y procesos.

Es importante destacar que la opción cronograma de audiencias, las partes e interesados dentro de un proceso pueden ingresar al cronograma de audiencias señaladas por cada Despacho,

optar por el día de su interés y allí tendrá la oportunidad de ingresar directamente a la audiencia en https://call.lifesizecloud, sin necesidad de que se le comparta link de acceso.